컴퓨팅
2012-11-30 12:00:00 발행일시 2012.11.30

오피스365로 바꿨더니 달라진 ‘네 가지’?

 

"구글앱스가 일반 사용자를 위한 서비스라면 오피스365는 처음부터 기업 환경을 고려해서 나온 서비스 같아요." 네오플연구소 시스템팀 임건우 팀장.

던전앤파이터를 필두로 사이퍼즈, 신야구 등을 내놓은 네오플은 지난 2009년부터 공용 클라우드를 통해 백오피스를 지원하기 시작했다.

하지만 구글앱스로 이메일과 문서 공동 작업을 해왔지만 기업 환경에 맞지 않는다는 걸 느끼게 되면서 고민에 빠졌다. 조직이 커지면서 처음에는 몰랐던 문제가 생기면서 자사 인증 기반을 액티브 디렉터리(Active Directory)로 통합하는 한편 오피스365를 연계한 하이브리드 클라우드 구현을 모색하게 된 것. 운영위임과 관리, 통제력 강화라는 2가지 효과를 목표로 삼고 올해 중반 신규 서비스로 전환했다.

◇ 구글앱스 쓰다가 느낀 불편은…=네오플은 조직이 수십에서 수백 명 단위로 커지면서 지난 2009년 구글앱스를 선택했다. 공용 클라우드 서비스를 쓰면서 당초 기대보다 운영상 이득을 볼 수 있게 됐다. 하지만 조직이 계속 커지면서 문제가 터졌다. 구글앱스는 어느새 한 때 잘 맞았던 불편한 옷이 되어버렸다.

네오플이 느낀 불편함은 먼저 관리 정책을 마련해 뭔가 개선하려고 하면 관리자가 직접 할 수 있는 일이 많지 않았다는 것. 또 국내에서 받는 기술 지원만으로는 원하는 바를 제때 할 수 없다는 것 등을 들 수 있다. 네오플연구소 시스템팀 임건우 팀장은 "단일 인증 체제 구축, 사내 표준 메신저 사용 등 하고 싶은 게 많았는데 구글앱스의 기술 지원만으로는 이를 해결할 수 없는 경우가 종종 생겨 직접 자료를 찾아보곤 했다"고 말한다.

실제로 사내 통합 메신저가 없어서 구글톡을 표준으로 써볼 요량에 액티브 디렉터리 정보 연동을 문의했지만 답변을 받는 데에는 한참이 걸렸다. 다른 의문 사항 상당수도 구글 본사를 거친 뒤에야 답을 받기 일쑤. 기술지원 대응 수준이 썩 만족스럽지 못했다는 설명이다.

보안도 잠재적 골칫거리였다. 임 팀장은 "구글앱스는 사용자의 사소한 실수로 인한 보안 위험에 노출되어 있었다"며 "예를 들어 사용자들이 구글그룹스를 개설하고 이메일을 통해 게시 글을 남기거나 구글독스로 공동 편집 작업을 할 때 외부 공개에 대한 옵션을 실수로 체크하면 검색 엔진을 통해 외부에서 해당 내용에 접근할 수 있는 문제가 있다"고 말했다.

▲ 셰어포인트 온라인 문서 라이브러리 ▲ 셰어포인트 온라인 문서 라이브러리

◇ 오피스365로 2달만에 '완벽 전환'= 결국 네오플은 올해 상반기 오피스365로 대대적인 서비스 전환을 꾀했다. 라이선스 계약부터 구글앱스와는 달랐다. 구글앱스가 계약서라고 할 만한 문서가 없었던 데 비해 오피스365는 계약서를 받는 데 아무런 어려움이 없었던 것. "별 것 아닌 것 같지만 기업 입장에선 계약서 유무 차이가 크다"는 게 임 팀장의 설명이다.

오피스365 서비스를 검토하는 과정에서도 이들 서비스의 차이를 알 수 있었다. 네오플이 고른 오피스365 라이선스는 플랜 E3(Plan E3). 오피스 웹 앱스(Office Web Apps)를 지원하는 E2와 E3을 놓고 저울질을 하다가 이번 기회에 오피스 버전을 전사 통일하자는 생각에 오피스 프로 플러스 최신 버전 사용 권한까지 주어진 E3 라이선스 계약을 맺은 것.

서비스는 선택했지만 또다른 문제가 남았다. 기존 서비스 계약이 끝나는 시점을 전후한 2달 안에 준비를 모두 마쳐야 했기 때문이다. 이 기간 안에 이메일에서 공유 문서까지 모든 걸 불편 없이 마이그레이션을 하고 구글앱스 계약이 끝나는 시점 자연스럽게 오피스365를 쓴다는 목표였다. 다행히 서비스 전환에 따른 시행착오는 없었다. 마이크로소프트 마이그레이션툴 덕에 모든 작업은 순조롭게 진행됐다.

오피스365를 도입하면서 가장 중요하지만 간단하게 처리한 작업도 있다. 인사 데이터베이스와 액티브 디렉터리를 연동하고 이를 오피스365까지 동일 계정 정보로 서비스를 쓰도록 하는 작업이었다. 이들 작업을 하는 데 걸린 시간은 불과 이틀 남짓. 이 작업 덕에 네오플은 사용자가 단 한 번 로그인으로 여러 업무를 볼 수 있게 하는 동시에 관리자는 모든 사용자 계정 정보 관리를 단일 창구로 처리할 수 있게 됐다.

▲ 익스체인지 온라인 아웃룩 웹 앱스 메일 ▲ 익스체인지 온라인 아웃룩 웹 앱스 메일

◇ 오피스365에만 있는 네 가지?= 임 팀장이 오피스365로 전환한 뒤 느낀 혜택은 크게 4가지다. 첫째는 하이브리드 클라우드. 임 팀장은 "액티브 디렉터리와 LDAP 등 복수 인증 기반을 갖고 있었지만 인사 데이터베이스를 시작으로 중장기적으로 액티브 디렉터리로 다른 시스템 인증 정보까지 통합할 계획"이라고 밝혔다. "이번에 사내 액티브 디렉터리와 오피스365를 연계한 결과 여러 부서가 개입해 입력하던 이메일 계정은 자동 생성되고 퇴사하면 이메일 계정이 IT 관리자 개입 없이 휴면 상태로 전환되게 됐다"며 "예전 같으면 인사 데이터베이스 따로 액티브 디렉터리 따로 구급앱스 따로 제각각 사용자 등록과 삭제 작업을 해야 했지만 이제 한 번만 입력하면 후속 작업이 척척 이뤄지게 됐다"는 설명이다.

네오플은 앞으로 하이브리드 클라우드를 각종 문서 공유 부문까지 넓히는 것도 고려 중이다. 셰어포인트 온라인으로 문서를 공동 작업하는 협업 서비스를 제공중이지만 아예 사내에 셰어포인트 서버를 두고 오피스365와의 연동을 생각 중인 것이다.

두 번째 혜택은 서비스 통제력 강화. 네오플은 오피스365를 도입한 후 관리자가 처리할 수 있는 일이 많아졌다는 걸 실감하고 있다. 임 팀장은 "구글앱스는 관리자를 위한 게 거의 없었다"며 "계정 추가나 삭제처럼 기본 설정 외에 관리자에 필요한 정보 확인이나 세세한 설정을 할 수 없었다"고 말했다. 과금 역시 마찬가지. 이메일 용량을 더 요구하는 사용자가 있다면 오피스365는 개인별 과금을 할 수 있어 사서함을 키울 수 있었지만 고글앱스는 사용자가 알아서 사서함을 지워가면서 쓸 수밖에 없었다는 부연이다.

▲ Lync Online 온라인 미팅 창 ▲ Lync Online 온라인 미팅 창

세 번째는 커뮤니케이션의 새로운 발견이다. 네오플 같은 게임 개발사는 전화보다는 이메일과 메신저를 주로 활용한다. 이런 커뮤니케이션 문화에는 오피스365가 잘 맞아떨어졌다. 임 팀장은 "오피스365를 본 첫 느낌은 이메일과 메신저 영역이 서로 없어진 듯한 것"이라며 "단일화된 커뮤니케이션 도구란 점이 마음에 들었고 조직원의 현재 상태나 연락처 정보를 바로 확인할 수 있어 외부에서도 편하게 소통할 수 있었다"고 밝혔다.

마지막 혜택은 사용자 편익 증진이다. 네오플은 게임의 특성상 부서간 과제에 따라 다기능 팀처럼 긴밀히 협의할 일이 많다. 그러다 보니 회의도 잦다. 오피스365와의 첫 번째 시스템 연계로 회의실 예약 시스템을 택한 것도 이런 이유에서다. 임 팀장은 "구글앱스를 쓸 때는 회의 참석자에게 일일이 참석 여부를 이메일로 물어 일정을 조정하고 확정 일시를 회의실 예약 시스템에 등록해야 했다"며 "앞으로 아웃룩에서 회의 초대부터 참석 여부 확인, 회의실 예약까지 원스톱으로 처리할 수 있게 될 전망"이라고 말했다.

이석원 기자 | lswcap@ebuzz.co.kr
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